Samordnet søknad og rapportering (tidligere Idrettsregistreringen)

Lørdag 1. april åpner Samordnet søknad og rapportering fra idrettslagene 2017.
Alle klubber får samme dag mail fra Norges Idrettsforbund om hva idrettslagene skal rapportere.
Pliktig frist for idrettslagene til å rapportere til NIF er 30. april 2017.

Idrettslagene skal rapportere en del nøkkelopplysninger som medlemstall, aktive medlemmer, styreverv, laste opp signert årsrapport fra siste årsmøte.
Idrettslagene vil samtidig ha mulighet til å søke om vare- og tjenestemomskompensasjon gjennom løsningen – og det oppfordrer vi alle våre medlemsklubber om å gjøre – det er svært lett, og gir altså penger til klubben!

Rapportering av medlemstall og aktive medlemmer

NIF har satt krav om at alle klubber må ha på plass et elektronisk medlemsregister i løpet av 2016.
Vi har tidligere informert om at tryggivann.no vil bli integrert med idrettenes database.
Alle detaljer er ikke på plass (se detaljer nedenfor), og dette gjelder også flere andre systemer enn tryggivann.no.
På grunn av at dette vil det også i 2017 være mulig å legge inn medlemstall og aktive medlemmer manuelt.

Status integrering mellom tryggivann.no og idrettens database

Det har over lengre tid pågått en utviklingsprosess hvor tryggivann.no har blitt tilpasset integrasjon med idrettens database.

Kort fortalt er løsningen laget slik at når man oppretter en ny person i tryggivann.no så vil man få oppslag mot idrettens database for å kunne matche personens oppføring der, hvis den finnes. Finnes den ikke blir personen opprettet som ny i idrettens database. Når en match er foretatt vil oppdatering av personopplysninger bli synkronisert begge veier. Dvs at hvis en oppdatering av f.eks adresse gjøres på Min idrett, eller i Klubbadmin vil de samme endringene også bli gjort i tryggivann.no. Gjøres endringen i tryggivann.no vil dette også oppdateres i Min idrett og Klubbadmin.

Når en medlemskontingent blir registrert betalt i tryggivann.no vil denne bli overført til idrettens database slik at den automatisk blir med i tallene som kan hentes i Klubbadmin i forbindelse med idrettsregistreringen.
En forutsetning for dette er at medlemskapsfunksjonen i tryggivann.no blir benyttet slik at medlemskontingenten blir spesifisert på fakturaen.

Status nå er at løsningen er implementert ferdig og skal igjennom akseptansetest hos idrettsforbundet.
I tillegg til dette må personer som allerede er meldt på og går på kurs i tryggivann igjennom en engangsimport for å matche personer mellom tryggivann.no, og de som allerede er opprettet i idrettens database.

Denne engangsimporten er en ganske stor jobb da det dreier seg om mange titalls tusen personer, og dette er en jobb som NSF ikke kan utføre selv. Vi er avhengig av IT-avdelingen til NIF for å få utført dette. Pga kapasitetsproblemer vil det ikke bli mulig å få gjennomført denne importen før perioden for idrettsregistreringen er over.

For å hente tall fra tryggivann.no, gå til menypunkt Oversikt / Statistikk (i eksemplet hentes det ut tall for jenter) – se bildet øverst i artikkelen.

NSF beklager at vi ikke er fullstendig i mål med integrasjonsløsningen, og at klubber må rapportere tall manuelt også i år.
NSF har hele tiden jobbet med målet om at integrasjonen inkludert engangsimporten skulle være klart slik at alle tallene for årets idrettsregistrering skal kunne hentes rett fra Klubbadmin.
Uansett skal det være mulig å få gjort rapporteringen av tall på en ganske lett måte.