Innhold i veiledning:
• Generelt
• Hvorfor må vi ha idrettsregistreringen?
• Registreringsskjema på internett
• Kode for innlogging
• Begrepene klubb / gruppe
• Klubbens ansvar for å registrere
• Aktivitetsregistreringen
• Aldersgrupper
• Samtykke til publisering
• Egne spørsmål fra NSF
• Brukerstøtte – svar på spørsmål
• Mangler du tilgang til Internett?
• Kontaktpersoner i Norges Svømmeforbund
 

Generelt
Dette er den årlige offisielle registreringen av medlemstall, aktivitet og kontaktinformasjon fra norsk idrett. Dette er det fjerde året registreringene foregår via internett.

Hvorfor må vi ha idrettsregistreringen?
Norsk idrett og Norges Svømmeforbund er avhengig av å synliggjøre og dokumentere sin aktivitet. NSF sitt tilskudd fra NIF baserer seg på aktivitetstall – derfor er det veldig viktig at disse tallene er riktige.

Idrettsrådene har innsyn i tallene fra rapporteringen, og stadig flere av idrettsrådene bruker disse tallene som grunnlag for tildeling av lokale aktivitetsmidler til klubbene.
I tillegg er det slik at jo mer oppdatert informasjon klubben har, jo mer informasjon vil NSF nå ut til korrekt person med.

Registreringsskjema på internett
På internettadressen www.idrett.no/idrettsregistreringen vil klubben bli bedt om å identifisere seg med organisasjonsnummer og en pinkode (se nedenfor). Deretter blir man ledet gjennom de spørsmålene som er relevant for klubben. Støter man på problemer kan man når som helst avslutte og begynne på nytt. Når en kommer tilbake, vil alt en tidligere har lagret dukke opp igjen, og en kan endre dette eller bare fortsette. Adressen for registrering åpner 2. januar. Frist for årets registrering er 2. februar.

Kode for innlogging
Klubbens kode og pinkode for registreringen blir sendt på e-post fra NIF til klubben den 16. desember. De som ikke har registrert e-post adresse får tilsendt dette via vanlig post. NSF ber om at klubbene opplyser e-post adresse til klubben – dette gjør kommunikasjonen med klubber svært mye raskere og lettere. De som ikke har mottatt kode for innlogging den 2. januar 2004 må ta kontakt med NSF – se nederst for kontaktpersoner.

Klubb / gruppe
I NIF sin terminologi brukes begrepene KLUBBER og GRUPPER. Klubben er hovedlaget, gruppe er svømmegruppe, skigruppe osv. Imidlertid er det slik at «rene» klubber også har et organisasjonsleddnummer KL for overliggende ledd som er knyttet til NIF (den lokale idrettskretsen) og et organisasjonsleddnummer GR som er knytningen til særforbundet.

Alle klubber og grupper har forskjellige organisasjonsleddnummer. Det kan virke forvirrende, men rene svømmeklubber som ikke har andre aktiviteter, er derfor registrert under to organisasjonsnumre:
• KLxxxxxxxx (tallkode som angir fylke, kommune, og klubbnummer)
• GRxxxxxxxx450 (samme som over + at 450 angir medlem av svømmeforbundet)

«Rene» svømmeklubber (som får kun ett KL og ett GR-nummer) trenger kun å registrere seg med enten KL-nummeret eller GR-nummeret.
De klubbene som er fleridrettslag, f.eks. er medlem av Norges Funksjonshemmedes Idrettsforbund (NFI) og NSF, har et overordnet KL-ledd, og to (eller flere) GR. Da MÅ man registrere seg på de ulike organisasjonsnumre hver for seg (medlemstallet rapporteres i KL av hovedlaget – mens aktivitetsregistreringen foregår i GR). Rapporteringen til Norges Svømmeforbund foregår derfor på GRxxxxxxxx450.

Klubben har ansvaret, men det er lov å delegere!
Det er klubben (hovedstyret) som har det formelle rapporteringsansvaret. Man bestemmer imidlertid lokalt hvordan dette skal gjøres, og det er helt naturlig at store særidrettsgrupper tar ansvaret for sin egen registrering. Hovedstyret må da sørge for at gruppene får opplyst sitt organisasjonsnummer og pinkode, samt kopi av dette brevet. Eventuelle purringer vil uansett skje til klubben.

NIF sender ut informasjon om organisasjonsnummer og pinkode til alle de 180 svømmeklubbene som har registrert e-post adresse. Samme informasjon blir sendt pr brev til de svømmeklubbene som ikke har registrert e-post adresse i idrettens database. Vi oppfordrer alle svømmeklubbene til å ha en e-post adresse som de kan nås på.

Aktivitetsregistreringen
Det er svært viktig at klubbene er nøyaktige når man registrerer aktivitetstallene, ettersom det er disse tallene som ligger til grunn både for NSF sitt tilskudd fra Kulturdepartementet/NIF – samt at det er disse tallene som klubbene kommer til å få tilskudd for fra de lokale idrettsrådene.

Norges Svømmeforbunds aktiviteter er delt inn i 5 grener:
• (kode 451) svømming
• (kode 452) stup
• (kode 453) synkronsvømming
• (kode 454) vannpolo
• (kode 455) masters

Innenfor disse grenene skal man oppgi aktive innen følgende kategorier:
• Konkurranseutøvere – (de som har deltatt i terminfestede konkurranser eller offisielle ferdighetsprøver, pluss at alle barn under 12 år som deltar i gruppens aktiviteter skal inkluderes her)
• Mosjonister – (alle andre som driver fysisk aktivitet)
• Ledere og andre – (de som er registrert i særidrettsgruppen med en oppgave)

Passive personer som verken trener eller har en funksjon i klubben skal ikke tas med i aktivitetsregistreringen.

Legg spesielt merke til at barn til og med 12 år skal føres opp som «konkurranseutøvere».

Merk også at det er forskjell på medlemskapstall og aktivitetsregistrering når det gjelder følgende:
• Rapportering av medlemstall – hvert enkelt medlem skal kun telle en gang
• Rapportering av aktivitet – et enkelt medlem kan telle flere ganger avhengig om han/hun deltar i flere grener – og kanskje er både aktiv og har en lederoppgave.

Aldersgrupper
Aldersinndelingen blir som den har vært de to foregående årene. Kulturdepartementet ønsker å styre midlene til norsk idrett inn mot bestemte aldersgrupper. Dette gjelder både tilskudd på sentralt og lokalt plan, blant annet tilleggsmidlene som ble utdelt første gang for 3 år siden. Inndelingen er:
• 0-5 år
• 6-12 år
• 13-19 år
• 20-25 år
• 26 år og eldre

Husk også at det skal fordeles på kjønn!

Personvernet krever aktivt samtykke fra de tillitsvalgte
Når vi hvert år registrerer sentrale kontaktpersoner fra klubbene, så er dette strengt nødvendig for å få en frivillig organisasjon til å fungere. Den enkelte har imidlertid klare personvernrettigheter i lys av lovverket. Før dere registrerer kontaktinformasjon om den enkelte, plikter dere å forelegge det vedlagte informasjonsbrev for den enkelte kontaktperson. De skal vite hva de samtykker til. Vi vil understreke at en kontaktperson vil fungere dårlig for klubben hvis vedkommende ikke kan offentliggjøres med navn og adresse.

Egne spørsmål fra NSF
Norges Svømmeforbund har en del egne spørsmål knyttet til registreringen. Vi vil i denne sammenheng be om følgende opplysninger (ingen endringer fra i fjor):

Har svømmegruppen funksjonshemmede?
 Hvis ja, skriv inn antall aktive synshemmede.
 Hvis ja, skriv inn antall aktive bevegelseshemmede.
 Hvis ja, skriv inn antall aktive hørselshemmede.
 Hvis ja, skriv inn antall aktive utviklingshemmede.

Skriv inn antall baby kurs –  Skriv inn totalt antall deltakere.
Skriv inn antall begynner kurs –  Skriv inn totalt antall deltakere.
 
Skriv inn antall videregående kurs 1 –  Skriv inn totalt antall deltakere.
Skriv inn antall videregående kurs 2 –  Skriv inn totalt antall deltakere.
Skriv inn antall videregående kurs 3 –  Skriv inn totalt antall deltakere.
Skriv inn antall videregående kurs 4 –  Skriv inn totalt antall deltakere.
Skriv inn antall voksenopplæring kurs –  Skriv inn totalt antall deltakere.

Skriv inn antall baby-og småbarnsinstruktører
Skriv inn antall vanngymnastikkinstruktører
Skriv inn antall instruktører begynneropplæring (BS trinn 1)
Skriv inn antall instruktører førstehjelp/livredning
Skriv inn antall instruktører videregående opplæring svømming (BS trinn 2)

Skriv inn hvor mange som har trener 1 kurs svømming
Skriv inn hvor mange som har trener 2 kurs svømming
Skriv inn antall kretsdommere svømming
Skriv inn antall forbundsdommere svømming

Skriv inn antall instruktører videregående opplæring stup
Skriv inn hvor mange som har trener 1 kurs stup
Skriv inn hvor mange som har trener 2 kurs stup
Skriv inn antall kretsdommere stup
Skriv inn antall forbundsdommere stup

Skriv inn antall aktivitetsledere synkron
Skriv inn hvor mange som har trener 1 kurs synkron
Skriv inn antall kretsdommere synkronsvømming
Skriv inn antall forbundsdommere synkronsvømming

Skriv inn antall aktivitetsledere vannpolo
Skriv inn hvor mange som har trener 1 kurs vannpolo
Skriv inn antall dommer/sekretær vannpolo

Funksjoner som skal føres opp:
Leder
Adm.leder
Kasserer
Hovedtrener
Utdanningskontakt
Kontaktperson integrering
 
Etter at klubben har vært i gjennom registreringen vil man komme til et oppsummeringsbilde. Her vil klubben få en samlet oversikt over de opplysninger som er registrert.
Ta gjerne en utskrift av denne siden!

Brukerstøtte – svar på spørsmål
NIF oppretter en egen servicetelefon for idrettsregistreringen fra 2. januar – 815 68 815.
Mandag, onsdag og torsdag fra kl 08.00 til 20.00.
Tirsdag og fredag fra kl 08.00 til kl 15.30.

Spørsmål kan også rettes til NIFs servicegruppe via e-postadressen medlem@idrettsforbundet.no.
Nøl heller ikke med å kontakte Norges Svømmeforbund – kontaktpersoner finner du nederst på denne siden.

Mangler du tilgang til Internett?
Det er sikkert en i klubben som kan hjelpe deg.  I de fleste av landets kommuner finnes det dessuten oftest et offentlig bibliotek, kulturkontor eller et servicetorg som kan hjelpe deg med tilgang og brukerhjelp.

Kontaktpersoner i Norges Svømmeforbund
Administrasjonskonsulent Tor Arne Volden, tlf 2102 9674
e-post tor.arne@svomming.no
Idrettssekretær Joacim Lilleåsen, tlf 2102 9678
e-post joacim@svomming.no
Organisasjonssjef Rolf Gunnar Haagensen, tlf 2102 9672
e-post rolf.gunnar@svomming.no
 

Denne veiledningen finnes også på www.svomming.no

 

 

 

Idrettsregistreringen 2004 åpner 2. januar. Alle klubber har da en måned på seg til å registrere medlemstall og aktivitetstall for året 2003, samt registrere oppdatert kontaktinformasjon til klubben.