Med daglig leder menes personer som er ansatt av en klubb for å utføre daglige oppgaver i klubben.
Daglig leder nettverk
NSF arrangerer daglig leder nettverk, for personer som er ansatt av en klubb for å utføre daglige oppgaver i klubben. Gjelder daglig leder med mimimum 50% ansettelsesforhold.
Styret og administrasjonen
I tillegg til organisasjonsplan, arbeidsavtale og stillingsinstruks bør styret også diskutere noen leveregler og forventningsavklaringer seg i mellom og det bør etableres noen retningslinjer for samarbeidet mellom styret og en eventuell administrasjon. Regler og rutiner som hindrer vilkårlig behandling og effektiviserer driften.
Arbeidsavtale
Det er ikke en spesifisert arbeidsavtale for daglig leder i idrett. Man kan ta utgangspunkt i en «vanlig arbeidsavtale for en daglig leder i bedrift. Alle lover og regler i arbeidslivet gjelder også i idretten (arbeidsmiljøloven etc). Presiseres at arbeidstid og stillingsinstruks er viktige punkter for å ikke overarbeide en daglig leder. Selv om klubben har daglig leder, er det fortsatt styret som har juridisk ansvar for driften av klubben. Klubben organisasjonsplan må oppdateres (på årsmøtet).
Rollen daglig leder
Det finnes ulike varianter av daglig leder rollen. Viktig at klubben avklarer hva de ønsker og hva det er behov for. Skal daglig leder være sekretær? En aktivitetsleder med administrativt ansvar? Eller en daglig leder med kompetanse og rettigheter til å tenke strategisk, kunnskaper til å gjennomføre og drifte klubben i alt hva dette innebærer.
Klubben må vurdere hvilke kompetanse og kvaliteter den daglige leder skal inneha ut fra de oppgaver den daglig leder skal ha.
Arbeidsoppgaver daglig leder
Daglig leder er ansatt i klubben og har ansvar for daglig drift av klubben. Daglig leder er ansatt av styret og rapportere til styret gjennom styreleder. Arbeidsoppgaver og ansvarsområde gis av styret gjennom styreleder. Flere steder blir arbeidsoppgaver gitt av mange i klubben slik at daglig leder etterhvert blir spist opp med arbeidsoppgaver. Det er viktig at det utarbeides en stillingsinstruks som godt beskriver daglig leders ansvar og oppgaver. Stillingsinstruksen kan inneholde;
- Personalansvar (oppfølging av ansatte, miljø, medarbeidersamtaler etc)
- Legge til rette for utvikling og utdanning
- Ansettelse
- Informasjon og kommunikasjon (internt og eksternt)
- Profilering av klubb
- Overordnet ansvar for klubbens økonomi
- Oppfølging eksisterende og potensielle nye aktivitetstilbud
- HMS
- Klubbens struktur og organisering
- Oppfølging av virksomhetsplan og handlingsplaner
- Koordinere arbeid med styret, utvalg og komiteer
- Markedsansvarlig
- Relasjoner og avtaler med samarbeidspartnere (kommune, svømmehall, sponsorer)
Daglig leders hverdag
Her er noen punkter som kan være gode for hverdagen til en daglig leder;
- Internmøter blant ansatte er naturlig, med agentda og referat. (personalmøte)
- Daglig leder bør være med på styremøtene
- Medarbeidersamtale med styreleder
- Nettverk med andre daglig ledere
Ansette daglig leder?
For å ansette en daglig leder så må det budsjetteres for i neste års budsjett. Det kommer da opp på årsmøtet under budsjettbehandlingen. Man trenger ikke ha det som egen sak på innkomne forslag og det er opp til styret om de vil ta det som egen sak utenom. En slik utgiftspost bør/må alltid behandles på årsmøte da det er medlemmene som skal avgjøre hvordan en behandler midlene til klubben.
Ansettelse og arbeidsinstruks for daglig leder er det styre som utarbeider og avgjør, sammen med de allerede ansatte i klubben. Det anbefales at klubben tar god tid på å undersøke om det er realistisk med en daglig leder ved blant annet å ta kontakt med klubber som har daglig leder og med NSF.
Mindre og mellomstore klubber bør vurdere om svømmeskoleansvarlig fremfor en daglig leder.
Forutsetning for klubben for at klubber skal vurdere daglig leder;
- 3-4. millioner i omsetning
- Arbeidet med daglig leder tanker i minst 1 år
- Gjennomført klubbutviklingsprosesser
Eksempel på utlysning
NHO Idett
NHO Idrett en organisasjon med bare idrettens aktører som medlemmer for å i større grad være tilpasset idrettens forventninger og behov.
Klubbpakka
Klubbpakka er et nettbasert juridisk verktøy skreddersydd for idrettslagenes virksomhet som har til formål å forenkle og profesjonalisere hverdagen til tillitsvalgte og ansatte i norsk idrett. Klubbpakka inneholder en rekke standarddokumenter samt omfattende juridisk og praktisk veiledning innenfor sentrale idrettsrelaterte fagområder, herunder også i forhold til NIFs lov og lovnorm for idrettslag.Se link; https://www.svomming.no/index.php?articleid=5997
HMS kurs
Arbeidsmiljølovens § 3-5 pålegger daglig leder av virksomheten å gjennomgå opplæringen innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Opplæringskravet er personlig og kan ikke delegeres til andre i virksomheten. HMS kurs tilpasset idretten holdes i noen idrettskretser – sjekk med din idrettskrets.
Relevant fagstoff – Les artikkel om daglig leder fra avisen «ledelse»
Stillingsinstruks for daglig leder
Forholdet mellom styret og daglig leder kan representere en utfordring, men med en god instruks for daglig leder kan mye avverges.
Styret er virksomhetens øverste ledelse. Styret skal ta seg av oppgaver av stor betydning og viktighet samt strategiske beslutninger. Administrasjonen skal iverksette og gjennomføre styrets beslutninger. Når det gjelder strategi så er det også ofte administrasjonen som både initierer og utfører selve strategiarbeidet. Noen ganger foretrekker styrer å involvere seg lite inntil de får saken til beslutning, blant annet fordi de vil bevare fugleperspektivet og kunne inneha evnen til overordnet vurdering uten å være innlemmet i detaljer. Men en aktiv og årvåken styreleder bør sette strategi opp på agendaen ved flere styremøter, og avsette et par dager til strategimøte på ettersommeren. Ofte representerer imidlertid forholdet mellom styret og daglig leder en utfordring. Forskjellig innstilling, oppfatning, prioriteringer, erfaringsbakgrunn, ambisjoner og mål samt forskjellig forståelse av hvordan virksomheter skal drives og hvordan samspillet mellom styret og daglig leder skal og bør være, representerer mulige årsaker til konflikter av forskjellig omfang og styrke.
På denne bakgrunn kan det ofte være svært hensiktsmessig at styret utformer og vedtar en instruks for daglig leder. Samtidig som denne ikke er for fast og begrensende i sin form i forhold til at en daglig leder må ha et visst rom for selvstendighet og utfoldelse, bør en slik instruks gi rammer og føringer på hva styret forventer av daglig leder og hvordan utøvelse av daglig leder – rollen bør foregå, i denne bestemte virksomheten. Da får også styret anledning til å drøfte sin egen rolle, og sin egen rolle i forholdet til daglig leder og sette skriftlig opp noen føringer, noe som kan vise seg å være verdifullt i den daglige og praktiske kommunikasjonen ikke minst mellom daglig leder og styreleder.
En slik instruks for daglig leder kan inneholde følgende punkter:
- Mål for stillingen
- Organisasjon og plassering
- Ansvar og myndighet
- Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger
- Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder
Mål for stillingen
Under punktet «Mål for stillingen» hører en presisering om at han/hun skal lede selskapet slik at overlevelsesevnen sikres og styrkes slik at trygghet kan utvikles både for selskapets eksistens og for virksomhetens medarbeidere. Videre kan det være et punkt som presiserer at daglig leder er kjent med og aksepterer selskapets idégrunnlag og målsettinger og har plikt til å gjøre dette kjent for ansatte.
Organisasjon og plassering
Under punktet «Organisering og plassering» bør skriftlig poengteres at daglig leder rapporterer til selskapets styre. Det kan også tas inn her en merknad om at daglig leder på daglig basis, utenom styremøtene, rapporterer til og forholder seg formelt til, styrets leder.
Ansvar og myndighet
Under punktet «Ansvar og myndighet» bør først nevnes at daglig leder har ansvar for forvaltningen av selskapets menneskelige og materielle ressurser. Dersom det videre tas med en bestemmelse om at daglig leder har myndighet til å avgjøre alle saker knyttet til daglig drift og som ikke er av usedvanlig art og viktighet, forankres instruksen direkte i aksjelovens bestemmelser og man kan få et godt grunnlag for en drøftelse både i styret og mellom styret og daglig leder, hva angår grenseganger. Med dette vil styret og daglig leder i forkant av mulige utfordrende situasjoner, gjennomgå og opparbeide en bedre forståelse av hvordan det praktiske forholdet mellom styret og daglig leder skal være. Hvordan virksomheten, styret og daglig leder skal arbeide med og involveres i strategiske prosesser og arbeider, kan for eksempel tas opp til drøfting. En samforståelse av «hvordan tingene gjøres i vår virksomhet» vil trolig vise seg svært nyttig og i seg selv representere et konkurransefortrinn i og med at samspill, trivsel, trygghet og hensiktsmessig organisering og oppgaveutøvelse vil påvirkes positivt. Videre kan under dette punkt nærmere presiseres hvilket ansvar og hvilken myndighet daglig leder har, og det vil være naturlig å ta utgangspunkt i aksjelovens bestemmelser. Det kan også føyes til en setning om at dersom det er uenighet om vesentlig saker internt i ledergruppen, skal disse saker diskuteres med styrets leder som da også vil vurdere hvorvidt det er nødvendig å bringe saken inn for styret til behandling og beslutning.
Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger
Under punktet «Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger» bør inngå at daglig leder er tildelt prokura fra styret og har fullmakt til å ta alle nødvendige beslutninger knyttet til daglig drift. Avtaler som er av strategisk art bør legges frem for styret. Strategiske samarbeidsavtaler som binder selskapet utover operativt prosjektsamarbeid, skal fremlegges for styret til beslutning. Videre bør være en setning om hvordan selskapets konti skal disponeres og grenser for beløpene, for eksempel at daglig leder signerer utbetalinger opp til kr. 500 000,- og at over dette beløpet signerer daglig leder sammen med styreleder.
Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder
Under punktet «Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder» bør listes opp daglig leders hovedoppgaver uttrykt overordnet slik at det blir handlingsrom for daglig leder. Samtidig vil en slik opplisting gi et godt utgangspunkt for en drøftelse av innholdet av daglig leder – funksjonen i styret og mellom styret og daglig leder.
Det er aksjelovens § 6-13 som omhandler styrets tilsynsansvar, som i punkt (2) sier at «Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse».
I praksis opplever nok daglige ledere og styrer svært forskjellige situasjoner og hendelser. Det er også eksempler på at styret har hatt så stor tillitt til daglig leder at styret nærmest har glemt kontrolloppgaven eller at styret har fremstått vagt og uklart i forhold til behovet for tydeliggjøring av grenseganger. Selv om det for så vidt er et relativt ekstremt tilfelle, var for eksempel Ivaran-saken som gikk helt til Høyesterett og fikk sin avgjørelse i 2003, en slik sak der daglig leder gikk langt utover sine grenser ved å handle valuta i et slikt omfang at risikoeksponeringen ble altfor voldsom og det faktiske tapet for selskapet ble svært stort. Men også i det mer ordinære bedriftsliv der daglig leder har behov for tydelighet i forhold til sin egen rolle og styrets rolle, kan et velegnet utgangspunkt være å etablere en stillingsinstruks for daglig leder.
