Årsmøte er en viktig arena for å kunne informere klubbens medlemmer om status i klubbens, tanker om fremtiden og hedre personer som har gjort en forskjell. Årsmøtet kan også være en arena for å skape involvering, eierskap til klubben og forankring av klubbens arbeid, samt forståelse for det arbeidet som legges ned for å drive klubbene videre. Det anbefales derfor at klubben har strategier for at flest mulig av klubbens medlemmer stiller på årsmøtet.
Link til NIFs sider for årsmøte
Norges Idrettsforbund har utarbeidet fellesidrettslige retningslinjer for gjennomføring årsmøtet. Her finner man mal på innkalling, årsberetning og protokoll, samt praktiske tips og litt om dirigentens rolle.
10 tips til god organisering og gjennomføring av årsmøtet:
- Planlegging. Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt.
- Forbered sakene. Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og arbeidsplan for organisasjonen, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert.
- Innkalling. Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer
- Valgkomité. Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret, og alle som skal anbefales bør vite det i god tid. Hvis det er noen kandidater valgkomiteen ikke vil anbefale, må de også få beskjed.
- Ledelse. Velg en person som skal styre debatten. Denne bør være noen andre enn styreleder/president.
- Orden. Vær godt forberedt og pass på at dere har ekstra kopier av sakspapirene og en kopimaskin i nærheten.
- Forslag. La alle som vil komme med forslag. Det kan være lurt å be om å få forslagene levert skriftlig innen en gitt tidsfrist før møtet så dere vet hvor mange forslag som skal tas opp i løpet av møtet.
- Vedtekter. Se på vedtektene for å være sikre på at dere følger spillereglene.
- Hygge. Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne mat og drikke og ha gjerne en sosial kveld etter møtet.
- Takk. Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet.
Sjekkliste for årsmøtet
Gå gjennom sjekklisten for å holde et godt og lovlig gjennomført årsmøte i klubben.
Last ned sjekklisten HER.
Vedtekter
Alle klubber må ha oppdaterte vedtekter – se NIFs lovnorm for idrettslag.
Valgkomiteen
Valg av styret er sentralt på årsmøtet, og viktig for klubbens drift og fremtid. Og det er sentralt at valgkomiteen gjør gode forberedelser. Er din klubbs valgkomitee proaktiv?
Under «valgkomite» vil man finne retningslinjer for arbeidsoppgave og funksjonsbeksrivelse for valgkomiteen.
Retningslinjer – stemmerett
1. Hvem har adgang til årsmøte?
Alle klubbens medlemmer har adgang til årsmøtet.
2. Hvem har stemmerett på årsmøte?
For å ha stemmerett må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, og ikke skylde klubben kontingent. Foresatte kan ikke stemme på vegne av medlemmer som er yngre enn 15 år. De under 15 år har tale og forslagsrett.
3. Medlemmer
For å være medlem må man ha betalt medlemskontigent og blitt registrert i klubbens medlemsregister.
Forslag på innmeldingsskjema -fra Kongstensvømmerne
|
Klubbeksempler – Årsmøte |
|
| Eksempel på årsberetning – Kolbton 2009 | |
| Eksempel på årsberetning – Skjetten 2012 | |
| Organisasjonsplan – Øvre Eiker 2011 | |
|
Tips for å gjøre årsmøtet mer spennende |
||
| De eldste utøverne i klubben deltar (litt mat og drikke etter trening er et hot tips..) | ||
| Oversikt over klubbens utmerkelser per år – presenteres årsmøtet | Tromsø | word |
| Nomineringsplakat «årets Tromsø SK`er» | Tromsø | |
| Nominasjonsark til «årets Tromsø SK`er» | Tromsø | jpg |
| Diplom for «årets gjennombrudd» | Tromsø | pub |
