Ledelse – Eliteklubb
- Daglig leder har en viktig rolle med å følge opp daglig drift i eliteklubben. Hovedtrener og grenskoleansvarlig rapporterer til daglig leder, som igjen rapporterer til styret.
- Styret følger opp daglig leder og økonomi. Det er tydelig hva daglig leder kan ta avgjørelser på og hva det må gjøres styrevedtak på. Styret er trygg på rollen som arbeidsgiver og har medarbeidersamtaler med daglig leder.
- Det er et styrende styre som har fokus på å følge opp økonomi og at klubben jobber etter målene i virksomhetsplan og sportslig plan. Ledelsen bruker tid på utvikling av klubben.
- Klubbens normale drift fungerer godt, og ledelsen har kontroll på det som er lovpålagt og har gode rollebeskrivelser i styret og hos ansatte.
- Ut fra virksomhetsplanen bør det lages handlingsplaner som beskriver styrets og de ansattes innsatsområder for den kommende perioden/sesongen.
- Klubben bør være godt representert på møteplasser for ledere da dette er nyttige arenaer for erfaringsutveksling, nettverksbygging og faglig påfyll. Daglig leder og grenskoleansvarlig er med i NSFs nettverk for daglig ledere og svømmeskoleansvarlige.
- Ungdom sees på som en stor ressursgruppe, og det jobbes for at ungdom er bredt representert i klubben – ungdom er instruktører, trenere og dommere, ungdom er i styre, utvalg og arbeidsgrupper og ungdom er frivillige. Årlig sendes ungdom på Lederkurs for ungdom.
- Samarbeid mellom grenskoleansvarlig og hovedtrener er god, og de jobber for å oppnå god overgang mellom opplæring i grenskolen og trening/konkurransegrupper.
Må ha på plass
Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og skal avholdes hvert år innen utgangen av mars måned. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i idrettslagets lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles og gjennomføres.
Styret skal være lovlig valgt på årsmøtet og følge loven til idrettslaget på antall og fordeling av kjønn. Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, det vil si at det idrettslaget er ansvarlig for – er styret ansvarlig for.
I svært mange idrettslag er det vanskelig å få nok tillitsvalgte. For å lykkes med dette er det viktig at valgkomiteen jobber godt gjennom hele året og har en plan for hvordan rekrutteringen skal gjøres. Valgkomiteen må kjenne godt til hvilken kompetanse som trengs og hva det innebærer å ha et tillitsverv i idrettslaget.
Hvis klubben har ansatte må de ansatta ha fått en gyldig kontrakt.
Klubbpakka.no er en gratis tjeneste for klubber i NSF. Her finner dere eksempler på kontrakter for ulike roller i våre klubber skrevet av idrettsadvokatene:
Les mer på disse to sidene om arbeidsgiveransvar:
Den som er grenskoleansvarlig har det faglige ansvaret for grenskolen, og skal sikre at opplæringen i klubben gjennomføres i tråd med de prinsippene NSF har lagt til grunn for den aktuelle grenskolen. Personen er også ansvarlig for oppfølging av instruktørene, og må sørge for at de får den nødvendige utdanningen og blir fulgt opp med videre skolering/etterutdanning.
Et velfungerende styre, engasjerte utvalg og dyktige frivillige/ansatte er avgjørende for at man skal kunne nå de målene man har satt for sin klubb. Derfor er det viktig at alle roller i klubben, og hvilke oppgaver de ulike rollene skal gjøre er nedskrevet og kjent. Det er lurt å ha de nedskrevet i klubbhåndboka, og at det ligger synlig for alle medlemmer. Rollebeskrivelsene bør også legges inn i en styreinstruks.
Med gode rolleavklaringer får dere også bedre kommunikasjon mellom styret, frivillige og evt. ansatte.
Det er mange oppgaver og administrativ jobb i å drifte et stort idrettslag. Spesielt hvis klubben har flere ansatte. Ved behov bør klubben ansette en daglig leder. Slik kan styret bli et styrende styre, og daglig leder kan ta seg av mer av det administrative. Dette gjelder kun klubber som ser at det er behov for dette.
Styret og evt. andre lederroller i klubben, eks. daglig leder og grenskoleansvarlig, deltar på NSFs årlige konferanser. Erfaringsutveksling, mer kompetanse og læring er viktig for utvikling av klubb og inspirasjon til klubbledelsen.
Bør ha på plass
Organisasjonskartet skal gjøre det tydelig hvordan klubben er bygget opp. Dette bør ligge synlig på hjemmesiden og i klubbhåndboka. Org.kartet skal vedtas på årsmøtet.
God oversikt og kontroll er viktig for styret. Det er viktig å ha gode referater fra styremøtene, hvor det tydelig kommer frem evt. vedtak styret har tatt. Dette bør lagres i idrettslagets egen skylagringstjeneste, og ikke hos private. NIF har tilbud til klubber for bruk av Idrettens Office 365 der klubben kan lagre dokumenter og som hjelper klubben å kommunisere, samarbeide og få arbeidet gjort.
Alle Eliteklubber skal ha en virksomhetsplan. Styret og administrasjon bør lage egne handlingsplanen som henger sammen med mål og strategier fra virksomhetsplanen. I en handlingsplan beskriver dere hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som er ansvarlig og frist for når dette skal være gjort. Ta opp handlingsplanen på styremøtene, og gjør en sjekk på hva status på oppgaven er.
En styreinstruks er en beskrivelse av hvordan styret skal jobbe, og saksbehandlingsregler. Denne kan gjerne ligge i klubbens Klubbhåndbok.
I tillegg til konferanser finnes det flere andre gode kurs og e-læringer styret kan gjennomføre for å få økt kompetanse. Idrettskretsen har også mange gode kurs og samlinger for styrer og ledelsen i klubber. Sjekk ut deres idrettskrets for mer info.
Det er god og tydelig kommunikasjon mellom styret, frivillige og ansatte. Alle vet hvem som skal kommunisere hva til hvem. Det er god kommunikasjon fra styret og daglig leder ut til medlemmene i klubben.
Kan ha på plass
Det er lurt å ha god kommunikasjon og dialog med andre klubber i lokalmiljøet. Slik kan dere planlegge når deres ulike konkurranser skal være, felles samlinger, og erfaringsutveksling med andre klubbstyrer.
Klubben bør prioritere å sende engasjerte ungdom på Lederkurs for ungdom 15-19år. I etterkant av kurset bør ungdommene få tildelte ansvarsoppgaver i klubben.
Klubben har gode rutiner for å ivareta og rekruttere frivillige, både til styret, ulike komitéer, og arrangement.
