go up
NSF tidtagning panorama

Verktøy

Her finner du nyttige verktøy til bruk i klubbdriften.

Årsmøte

Årsmøte er klubbens øverste myndighet, og må avholdes innen 31.mars. Styre er klubbens øverste myndighet mellom årsmøtene. Det er viktig å være klar over at klubbes styre skal innkalle til årsmøte med minst en måneds varsel, og at årsmøtet gjennomføres etter bestemte prosedyrer.

På NIF sin samleside finner du alt du trenger å vite om

gjennomføring av årsmøtet

Husk at klubbens lovnorm skal vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte:

Lovnorm for idrettslag

 Lovnorm for idrettslag

Alle idrettslag skal ha en lov som er i samsvar med NIFs regelverk og NIFs lovnorm for idrettslag. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov.

Alle lovendringer må vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på sakslisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringene må sendes til idrettskretsen for godkjenning.

NIFs lovnorm for idrettslag

Klubbhåndbok

Alle klubber bør ha en klubbhåndbok tilgjengelig for klubbens eksisterende eller potensielle medlemmer. Klubbhåndboken inneholder informasjon om klubbens drift, verdier og holdninger, retningslinjer og forventninger. En klubbhåndbok skal svare på sentrale spørsmål om klubben, og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder av interne forhold. Klubbhåndboka vil dermed bidra til både kontinuitet i klubbdriften, og til å kommunisere ut til omgivelsene. En godt skrevet klubbhåndbok kan også fint brukes som et verktøy i markedsføringen av klubben

Klubbhåndboka bør blant annet si noe om:

– klubbens visjon, verdier og virksomhetside

– oversikt over organisasjonen/ organisasjonskart

– ansvars- og rollefordeling i styret

– mandater til utvalg, komiteer og arbeidsgrupper

– klubbtype

– retningslinjer og forventninger

– aktivitetstilbud

Det er naturlig at styret er ansvarlig for å utarbeide, vedta og oppdatere en klubbhåndbok.

En klubbhåndbok kan skrives på ulike måter, men i utarbeidelsen er det lurt å ta en titt på NIFs mal for klubbhåndbok , for å sikre at man har fått med det man bør ha med.

Årshjul

Et årshjul eller en årsplan en tydelig og kortfattet plan over klubbens viktigste aktiviteter i løpet av året. Årshjulet er et enkelt felles planleggingsverktøy for klubbledelse, trenere, foreldre og medlemmene.

En tydelig plan over klubbens aktiviteter, som blir presentert i god tid, vil kunne bidra til at klubbens drift og aktiviteter fungerer bedre. Planen vil også kunne bidra til mer involvering fra medlemmer og foresatte. Årshjulet/ årsplanen kan presenteres på klubbens hjemmeside, sendes på mail o.l.

NIF i samarbeid med Norges Golfforbund har laget en mal for årshjul som kan anbefales: idrett_-_715038_-_arshjul_0

For tips og hjelp med utarbeiding av årshjul/ årsplan, ta kontakt på kari@svomming.no

Handlingsplan

For klubber som foreløpig ikke har en virksomhetsplan kan det være fornuftig å lage handlingsplan før virksomhetsplanen er på plass. Klubben bør ta sikte på å ha utarbeidet en virksomhetsplan innen neste årsmøte. En handlingsplan beskriver klubbens satsningsområder og hovedtiltak for kommende periode, og skal brukes som et styringsredskap (strategidokument) for styret og andre i klubbens ledelse. Planen og målene skrives ned og forankres i klubbens styre. Vi anbefaler at handlingsplanen er fra årsmøte til årsmøte, og at den oppdateres årlig.

 

Fordeler ved å ha en handlingsplan:

– klubben får en bedre styring på hverdagen, det skapes mer oversikt og prioriteringer blir tydelige

– ansvarsfordeling synliggjøres

– klubben tar ett eller flere steg videre i sin utviklingsprosess, avhengig av hva man blir ferdig med av tiltak

– engasjement skapes ofte når man har uttalte mål, spennende og interessante oppgaver å jobbe med

 

Anbefalte kriterier som bør være på plass:

– det bør være avgjort i styre at man ønsker å arbeide med en handlingsplan (styrevedtak)

– klubben bør ha oppdaterte lover/ vedtekter

 

Utarbeidelse av handlingsplan

Kan gjøres på flere måter. Gjør en oppdatering på status. Hvor er vår klubb nå? Hva fungerer bra? Hva kan bli bedre? Lag så en fremtidsrettet ønske- situasjon. Hvordan ønsker vi at vår klubb skal være? Med utgangspunkt i denne kartleggingen vil det stå frem ulike innsatsområder, for eksempel aktivitet, organisasjon, anlegg etc. Sorter momenter som dere har diskutert på ulike innsatsområder – og prøv så å sortere de med utgangspunkt i et eller flere mål. For eksempel aktivitetsutvikling; flere medlemmer

 

NSF kan bistå med en klubbveileder som hjelper dere med å utarbeide en handlingsplan

Mål for klubbesøket: Utarbeide en handlingsplan

Målgruppe: Mindre og mellomstore klubber

Prosessen: En strategikveld med hele styret (eventuelt også daglig leder, svømmeskoleansvarlig og lignende) hvor man kartlegger klubben status og ønsket fremtidig situasjon (3- 4 timer). Deretter settes det ned en arbeidsgruppe på 4- 6 personer som møtes 1- 2 ganger og lager ferdig handlingsplanen. Handlingsplanen skal vedtas i styret.

 

Kontaktperson NSF er Kari Leer Backe-Hansen, kari@svomming.no

Inkludering

Svømming er en aktivitet og en idrett de aller fleste kan drive med, uavhengig av funksjonsgrad og behov for tilrettelegging. For at tilbudet skal være best mulig, må de som gir tilbudet ha kunnskaper om svømmeopplæring og trening for mennesker med funksjonsnedsettelser. Denne veilederen vil være til god hjelp i arbeidet med å skape et godt tilbud til mennesker med funksjonsnedsettelser.

Veileder inkludering

 

 

 

Foreldre og foresatte

Det skal være spennende, givende og hyggelig å være foreldre og foresatte til idrettsbarn- og ungdom. Et godt klubbmiljø preges av foreldre og foresatte som stiller opp for klubben med frivillig innsats og som har forståelse for hva det vil si å være en god idrettsforelder. Et slikt miljø må klubben kontinuerlig jobbe med for å skape og beholde. Foreldre og foresatte ønsker tydelig informasjon om det meste som angår klubben og deres barn/ ungdom. Klubben har et ansvar for å kommunisere ut relevant informasjon, om for eksempel klubbens tilbud, hva klubben står for (verdier og holdninger), diverse retningslinjer, sportslige ambisjoner for treningspartiene, kontaktinformasjon til trenere og ledelse m.m.

Har klubben faste foreldremøter i løpet av sesongen?

Klubben bør ha faste foreldremøter i løpet av sesongen, og det er gunstig å ha møtene i starten av hver sesong. Da kan klubben få kommunisert ut hva som skjer av kommende stevner og aktiviteter, rekruttert frivillige i god tid til arrangementer, informert om påmeldingsrutiner til stevner m.m. Det vil gi foreldre og foresatte en overordnet oversikt for sesongen, og kan gjøre planlegging av for eksempel transport til stevner, dugnader o.l. lettere for alle. Dersom klubben har et årshjul bør foreldremøtene legges inn her som faste hendelser.

Har klubben temakvelder i løpet av sesongen?

Temakvelder er fine anledninger til å jobbe sammen om viktige tema og til å bli bedre kjent. Temakvelder kan arrangeres bare for foreldre og foresatte, bare for utøvere eller for begge deler sammen. Aktuelle tema å jobbe med er for eksempel retningslinjer for alkohol, antidoping, sportslige tema (eksempelvis svømmeteknikk, kosthold og restitusjon), idrettes barnerettigheter og bestemmelser  og klubbutviklingstiltak. En eller flere temakvelder i løpet av sesongen bør også inn på klubbens årshjul.

Har klubben foreldrevettregler?

Hvordan forholder vi oss til hverandre i vår klubb? Mange klubber har retningslinjer for foreldre og foresatte, som det forventes at overholdes. Klubben bør selv utarbeide retningslinjene gjennom en prosess.

Tips til prosessgjennomføring:

– Start med å invitere foreldre/ foresatte, tillitsvalgte, ansatte og lignende til et åpent møte. Det bør være en prosessveileder tilstede som styrer møtet (ta kontakt med NSF for veileder).

– Møtet jobber med spørsmål som hvorfor klubben bør ha foreldrevettregler og  hvordan etterleve foreldrevettreglene.

– Resultatet, altså det møtet kommer frem til, må avstemmes med klubbens, NSFs og NIFs verdier.

– Deretter gjennomføres en prosess der man jobber frem de konkrete foreldrevettreglene.

– Foreldrevettreglene må forankres og synliggjøres i for eksempel klubbhåndbok, håndbok til foreldre og foresatte og/ eller på klubbens hjemmesider.

Har klubben oppmann/ foreldrekontakt?

En oppmann/ foreldrekontakt er svært nyttig å ha, særlig for treningspartiene i klubben. Generelt så innebærer denne rollen følgende:

-Assistent for trenerne med praktiske oppgaver i forbindelse med stevner og treningssamlinger. For eksempel å bistå med reisebestillinger, booking av overnatting, matservering, ivaretakelse av en god sosial ramme for utøverne.

-Fungere som kontaktperson for foreldre/ foresatte i de enkelte treningspartiene, gi informasjon og holde oppdaterte oversikter over kontaktinformasjon til medlemmer og foreldre/ foresatte.

-Ansvar for å melde på utøvere til stevner. Foreldre/ foresatte melder på til oppmann, oppmann samler inn påmeldingene og sender dem samlet videre til arrangør eller påmeldingsansvarlig i klubben.

-Ansvar for praktisk gjennomføring av turer og kontaktledd mellom styre, trenere og treningspartier i den forbindelse. Oppgaver er for eksempel planlegging og bestilling av reiser og overnatting, skaffe reiseledere, kommunisere ut informasjon til foreldre/ foresatte om påmelding, betaling, reiseopplegg o.l.

Klubber med mange og store treningspartier kan med fordel ha en oppmann for hvert parti, slik at oppgavene blir fordelt på flere personer.

Har klubben et foreldreutvalg?

Styre kan ha et foreldreutvalg med ansvar for dugnader, sosiale arrangement, happenings og lignende. Utvalget kan være ansvarlig for å rekruttere foreldre/ foresatte til frivillig innsats, tilrettelegge for at de blir kjent og får et sosialt og hyggelig miljø. Ansvar for foreldregruppe på Facebook, nyhetsbrev til foreldre, temakvelder o.l. kan også ligge hos dette utvalget.

X